Номенклатура дел бухгалтерии
Номенклатура дел бухгалтерии – это упорядоченный перечень всех документов, используемых в любой организации. Она используется для решения спорных вопросов и предъявления дел по требованию проверяющей комиссии.
Цели номенклатуры. Её составитель

Для чего нужен этот перечень дел? Составление номенклатуры преследует следующие цели:
- Систематизировать все дела компании.
- Иметь возможность предъявить документ при первой необходимости.
- Возможность сохранения оригинала на определённый срок хранения.
Таким образом, номенклатура приносит огромную пользу для любой организации.
Составлением перечня всех дел занимается один из двух отделов:
- Канцелярия. Данное подразделение берётся за составление и разработку перечня только в случае большого производства. Например, огромный завод либо супермаркет.
- Секретариат. Этот отдел занимается номенклатурной работой в случае малого производства. Например, школа или магазин.
Виды
Несмотря на общее название «Номенклатура дел бухгалтерии», порядок составления перечня разделяется на три вида:
- Общий для всех. Такая номенклатура представлена в документах, утверждённых органами государственного управления. Все, что необходимо канцелярии или секретарю – это составить перечень с теми наименованиями и столбцами, которые представлены в образце.
- Примерный. Этот вид перечня необходим в случае, когда у организации нет большого количества дел, но в будущем ожидается. Такой вид характерен для недавно открывшихся организаций, которые следуют курсом государственной политики.
- Индивидуальный. Номенклатура такого плана подходит только для систематизации дел данного предприятия. Зачастую ею пользуются коммерческие структуры.
Кроме этих трёх, основных, видов у номенклатуры планового — или общего – характера выделяют два подвида:
- Сводная. Она утверждается начальником архива, руководителем предприятия и ответственными государственными лицами.
- Структурная. Её подписывает только руководство архива и государственные структуры.
Использование одного из этих подвидов зависит от следующих критериев:
- Масштабность предприятия. При огромном производстве используется сводный перечень дел.
- Разновидность организации. Государственная использует сводную, а коммерческая – структурную.
- Количество документооборота. При небольшом наличии документов используется структурная.
Таким образом, каждая организация может выбрать для себя максимально удобный способ ведения перечня дел.
Структурная составляющая номенклатуры

Номенклатура хранится в архиве и, при необходимости, предоставляется по первому требованию уполномоченным для этого лицам. Несмотря на разнообразие видов номенклатуры, порядок её составления примерно одинаков для всех.
В первом столбце всегда пишется индекс. Это необходимо для того, чтобы облегчить поиск нужных дел, а также их нумерацию.
Во втором – наименование всех дел. Здесь пишется полное название. Кроме того, разрешено вносить пояснения в скобках.
В третьем – количество. Есть некоторые разновидности документов, которые хранятся вместе. Например, годовые отчёты или зарплатные ведомости.
В четвертом столбике указываются сроки хранения документов.
Дело в том, что некоторые документы имеют свойство устаревать и являться недействительными. Определить их точный срок можно с помощью специально утверждённого Перечня.
Достаточно найти в нём тот документ, который входит в номенклатуру, и переписать статью, а также сам промежуток времени.
Всего выделяют три вида срока:
- С небольшим временем сохранности. Такие документы хранятся около 3 лет. К ним можно отнести командировочные листы, различные договоры и соглашения, акты по проверке кассы и так далее.
- С длительным сроком хранения. Они остаются в архиве в течение 5-10 лет. К таковым сможет отнести акты по приемке долголетних растений, книгу по учёту материалов и товаров и так далее.
- Бессрочные. Такие документы хранятся вплоть до закрытия организации. К ним относятся все бухгалтерские документы по финансам, приход и расход товарно-материальных ценностей и многое другое.
За обновление, пополнение и утилизацию устаревших документов отвечает канцелярия и архивный служащий.
Порядок составления номенклатуры
- Составление перечня начинается с раскладывания дел по наименованиям.
- После этого производится подсчёт всех дел, объединённых одним индексом. Цифра вписывается в специальный столбик.
- Записываются сроки хранения, а также необходимые примечания.
- В конце каждого года или квартала – в зависимости от политики предприятия – производится итоговый расчёт всех документов. Для этого составляется новая таблица, в которой указываются следующие пункты:
- Сроки хранения.
- Количество дел по промежутками времени.
- Те дела, которые можно продлить и те, которые относятся к проверяющей комиссии.
- Внизу, напротив каждого столбика, пишется итоговая цифра. Она получается путём сложения абсолютно всех дел.
Эту таблицу, также, утверждает начальник архива и руководитель предприятия.
Видео
Понравилась статья? Поделитесь ей в соцсетях
Добавить комментарий