График документооборота предприятия

Ни одно предприятие не будет приносить высокую прибыль, если на нём постоянно происходят различного рода нарушения и задержки. Именно поэтому крайне важно, до начала работы со сторонними людьми, отрегулировать процесс взаимодействия как отдельных сотрудников, так и всех подразделений в целом.

А помочь в этом сможет только правильно составленный график, в котором будет чётко прописан весь путь движения документа – из отдела до бухгалтерии.

Структура, основные цели и функции графика документооборота

В чем же основное предназначение этого документа? В правильности организации работы всего предприятия. Кроме того, график преследует следующие цели:

1. Дать своевременную информацию о положении дел в любой организации.
2. Помочь организовать работу всего коллектива.
3. Иметь возможность отследить все пункты перемещения документа.

Занимается составлением графика главный бухгалтер. Он же производит и закрытие всех счетов в документе. Эта процедура проводится в конце каждого месяца. Но, в зависимости от масштабов предприятия, он может пользоваться помощью сотрудников.

График может составляться в одном из трёх видов: схема, таблица либо перечень. Но у всех будет наблюдаться одинаковая структура, состоящая из:

1. наименования документа;
2. ответственных за составление и проверку его правильности лиц;
3. сроки сдачи документа помощнику и бухгалтерии;
4. список тех реестров, которые должны, также, вносится в график.

Разновидностей документов на каждом предприятии довольно много. Именно поэтому таблица документооборота разбивается на отдельные инструкции, выдаваемые каждому подразделению. Таким образом, каждый сотрудник получает памятку о своих обязанностях и последствиях при нарушении её пунктов.

Вот как, примерно, это выглядит.

Сотрудник, отвечающий за продажи, имеет следующие обязанности:

1. Находит и налаживает контакты с потенциальными покупателями, поставщиками и партнёрами.
2. Осуществляет контроль за отгрузку или погрузку товарно-материальных ценностей, а также за своевременным осуществлением оплаты за данную процедуру.
3. Проводит тщательное исследование положения на мировом рынке и вносит результат в график.
4. Предоставляет бухгалтерии в течение оговоренного периода времени – от 3 до 5 дней — все счета, а также свой анализ.

В случае нарушения своих прямых обязанностей, данный сотрудник привлекается к ответственности в соответствии с Законодательством РФ либо Трудовым кодексом.

Таким образом составляются и другие памятки.

Виды документооборота

Выделяют три вида составления документооборота:

• Типовые. Данный график предоставляется в единый для всех орган управления. Например, в государственных учреждениях все документы передаются бухгалтерии, находящейся в отделе надзора. Там главный бухгалтер производит закрытие в учёте товарно-материальных ценностей и передаёт все директору. График документооборота представляет собой чётко прописанную структуру обязанностей каждого сотрудника, а также весь перечень первичной бухгалтерии.

К данному реестру относятся следующие документы:

1. Приказ о приёме нового сотрудника. Он составляется отделом кадров и, для начала, передаётся помощнику главного бухгалтера. Тот проверяет документ на правильность составления. В случае правильности приказ передаётся вышестоящей бухгалтерии. Все последующие документы, входящие в график, проходят ту же процедуру.
2. Личные дела каждого работника. Их составление проводится, также отделом кадров. Кроме этих документов, данное подразделение занимается и другими видами работ:
3. Режим работы каждого отдела.
4. Перевод сотрудника на другое место службы либо отдел.
5. Предоставление трудового отпуска.
6. Расторжение договора.
7. Табель заработной платы и книга кассира.

Кроме первичной бухгалтерии, в график входят и другие виды операций. Их количество и наименование зависит от разновидности предприятия. Например, для кафе в этот документ вносятся:

1. меню;
2. акты о приемке продуктов;
3. затраты продукции;
4. остатки на складе.

Последних два пункта составляются на конец месяца. Кроме того, все эти наименования подбиваются на закрытие счетов и операций.

• Унифицированные. Похожи на типовые. Они, также, передаются общему органу управления. Порядок их составления и передача графика для бухгалтерии такой же, как и в типовом. Кроме того, все операции, также, подводятся под закрытие.
• Индивидуальные. Такие таблицы содержат пункты, отвечающие за работу отдельного предприятия. К таковым относятся коммерческие структуры. Именно потому в график могут входить как пункты из типового образца, так и разработанные самим начальством. Однако, закрытие счетов на конец месяца будет производится также, как и в государственных учреждениях.

Изменения в графике

Так как в экономике постоянно происходит смена политики ведения торговых дел на мировом рынке, то и вся документация претерпевает изменения. С появлением компьютерных технологий, а также введением новшеств меняются обязанности каждого работника. Именно поэтому крайне важно ознакамливать всех сотрудников со всеми изменениями, внесёнными в график.

Данная процедура может происходить как при приёме на работу, так и в присутствии всех сотрудников. При этом они обязаны расписаться в специальном реестре о том, что ознакомились с этими изменениями.

Видео

Понравилась статья? Поделитесь ей в соцсетях