Представительские расходы в бухгалтерском учете

Стратегическая политика многих современных компаний в 2022 году направлена на развитие контактов с действующими и перспективными контрагентами — это требуется, прежде всего, для того, чтобы повысить рентабельность предоставляемых услуг или продукции, а также расширить круг своих клиентов и обозначить влиятельное положение на рынке.

Зачастую такие контакты требуют определенных расходов, которые можно списать на представительские, и выделяются из средств самой организации. Как правильно оформить представительские расходы таким образом, чтобы не возникло проблем со сдачей документов в налоговые органы в 2022 году?

Представительские расходы — что это?

Для начала нужно разобраться, что же такое представительские расходы и что они могут в себя включать. Такой вид затрат очень специфичен, так как законодательным образом, какие же из них можно отнести к представительским, четко и точно нигде не регламентировано. Имеются лишь общие фразы, и компании и налоговые органы зачастую не могут решить вопрос об их отнесении без судебного вмешательства.

Итак, налоговое законодательство на 2022 год устанавливает следующий перечень затрат, которые можно отнести к этому виду:

• Все затраты на оплату официального приема представителей сторонних организаций, а также сотрудников данной организации, прибывающих на него из других городов (стран), в том числе затраты на буфетное обслуживание (только во время официального мероприятия) и транспортную доставку участников приема до места его непосредственного проведения.
• Затраты на оплату труда переводчиков, которые не состоят в штате принимающей организации, если их присутствие необходимо при проведении переговоров (потребуется внештатное оформление).

Следует учитывать, что налоговые органы не примут во внимание те документы, в которых будут указаны затраты, понесенные компанией на организацию досуга принимаемых лиц, в том числе на развлекательные или оздоровительные мероприятия. Даже если мероприятие планируется на срок до нескольких дней и в несколько этапов, то средства, израсходованные на экскурсионные программы (в качестве примера) нельзя отнести к потребительским затратам. Так что оформление подобных издержек осуществляется по иным статьям.

Отнесение расходов к представительским

Правильно оформить такой вид затрат не сложно, главное понимать границу между прочими и потребительскими издержками. Руководству организации и бухгалтерам нужно четко представлять, что можно включать в смету на мероприятие и предъявлять в качестве доказательства представительских издержек, а что точно не примут налоговые органы в качестве такого вида затрат.

Спорные моменты при отнесении расходов

Многие компании, учитывая не совсем четкую формулировку, что же такое представительские расходы, относят к ним те затраты, которые налоговые органы считают в составе прочих. Например, проживание участников официального приема на территории принимающей стороны — в гостиницах, отелях, санаториях и т.д. (статья 264 Налогового Кодекса Российской Федерации).

Доказать при подаче документов, что это именно представительские расходы, как правило, не удается. Но, как показывает практика, отстоять свои интересы и доказать, что расходы именно представительские, компания может в судебном порядке — если видит в этом существенную собственную выгоду, естественно.
Также многие компании пытаются отнести на представительские расходы и обслуживание собственных работников, прибывающих для решения насущных производственных вопросов. Но Федеральной антимонопольной службой дано четкое указание по поводу того, что такие расходы не могут быть включены в представительские, — Постановление от 11 августа 2006 года № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1. Никакие судебные решения при этом не будут вынесены в пользу компании-спорщика.

Оформление расходов — документальное подтверждение

Что касается подтверждения, то Налоговый кодекс регламентирует обязательное наличие документов, подтверждающих фактическое понесение компанией затрат (статья 252 пункт 1), без которых оформление не является возможным. Что к ним относится? На этот вопрос дает ответ УФНС по г Москве в частности, перечисляя необходимые документы (письмо от 6 октября 2006 года), без которых оформление невозможно:

1. Руководящие документы (распоряжение или приказ) генерального директора (начальника) компании, разрешающие осуществление расходов на официальное мероприятие.
2. Утвержденная смета планируемых затрат, которая составляется на основании расценок предприятий, обслуживающих мероприятий. Как правило, это затраты транспортной компании, на аренду конференц-зала (при необходимости), стоимость буфетного обслуживания и приобретаемых продуктов питания. Также в смету могут быть включены планируемые затраты на изготовление сувенирной продукции и наборов для сопровождения мероприятия (блокноты, ручки, пособия, памятки с логотипом компании).
3. Подписанный руководителем акт о фактических затратах с их подробной расшифровкой и указанием конкретных сумм.
4. Отчет, в котором указывается информация о мероприятии: его цель и полученные результаты, программа, место и дата проведения, полный состав участников (как представителей компании, так и приглашенных сторон), а также полная сумма понесенных расходов. Вопрос, кто составляет данный отчет, какой отдел организации, решает руководитель. Чаще всего эта функция поручается кадровым работникам, которых приглашают и в качестве секретарей мероприятия.

Обязательно учитывайте, что все подтверждающие платежные документы должны признаваться ими в налоговой инспекции. Зачастую компании прикладывают в качестве доказательства счета из организаций общепита, которые никак нельзя считать именно как платежные документы.

В этом случае вопрос можно урегулировать и решить только в судебном порядке, как правило, арбитраж выступает на стороне компании, но чтобы не рисковать, позаботьтесь об наличии корректных документов заранее.

Кроме того, в некоторых налоговых инспекциях представительские расходы могут не признать, если результатом мероприятия не станет выгодное для компании продолжение бизнеса (не заключен договор и т.п.). Если такое произойдет и с вашей организацией, то смело отстаивайте свои интересы в судебном порядке, ведь налоговое законодательство 2014 года не рассматривает обязательное наличие заключенных договоров или иные аналогичные документы в качестве первичного подтверждения — достаточно упомянуть об их вероятном появлении в итоговом отчете.

Бухгалтерский учет

Как рассматриваются представительские расходы в стандартном российском бухгалтерском учете? ПБУ 10/99 позволяет списать представительские расходы, как затраты на обычные виды деятельности. Их отражение в 2022 году осуществляется по дебету счета 26 и 44 (в случае, если компания занимается торговлей) в совокупности со счетами 60, 71 и 76.

В отдельных ситуациях такой вид затрат может относится на капитальные вложения, если мероприятие проводилось с целью решения вопроса по капитальному строительству или модернизации, приобретения любых видов основных средств или иных нематериальных активов. Тогда их отражение выполняется по дебету 08 счета.

Если же цель мероприятия — продажа каких-либо активов, ценных бумаг или основных средств компании, то затраты можно списать на прочие операционные в дебет 91 счета 2 субсчет.

Учет и оформление осуществляется именно в том периоде 2022 года, в котором представительские расходы были понесены вне зависимости от времени их фактической оплаты, — главное предоставить соответствующие документы. Для этих целей подойдет также и авансовый отчет.

Совокупная величина, которую будут иметь представительские расходы, не может быть больше, чем 4% от суммы, затраченной налогоплательщиком на оплату труда своих рабочих в том же отчетном периоде. Эта цифра должна подтверждаться соответствующими отчетами.

Немаловажный вопрос — облагаются ли представительские расходы НДФЛ и ЕСН? По этому поводу имеется конкретный ответ:

• ЕСН — в 2022 году представительские затраты не облагаются, так как такой вид расходов относится к связанным с производством.
• НДФЛ — в 2022 году представительские затраты не облагаются, так как ни каким образом не относятся к категории доходов.

Заключение

Если у вас в порядке все платежные документы и документы, подтверждающие представительские расходы в 2014 году, то проблем, как их правильно и законным порядком оформить и списать, возникнуть не должно. В противном случае о списании под видом представительских иных расходов вам придется забыть, хоть на практике различные арбитражи и выступают на стороне компаний, а не налоговых органов.

Видео

Понравилась статья? Поделитесь ей в соцсетях