Первичные документы бухгалтерского учета

Для чего нужна первичная отчетность?

Первичные документыПервичные документы – это обязательный элемент, необходимый для ведения бухгалтерского учета, составляются они в процессе проведения хозяйственных операций и являются подтверждением их завершения.

В процессе совершения сделки может быть задействовано разное количество первичных документов. И зависит количество от особенностей проведения сделки. Пакет необходимых документов подготавливает исполнитель или, другими словами, поставщик.

Перечень обязательных операций при совершении сделки:

  1. Заключение договора с получателем (клиентом). В случае, когда клиент является постоянным, есть возможность подписать один договор сразу на несколько сделок вперед, но в таком случае нужно заранее обсудить все детали, такие как последовательность расчетов, выполнения работ, особенностей оказания услуг, отпуск товаров.
  2. Выставление счета на оплату. Подает его получатель.
  3. Оплата счета. Когда получатель оплачивает, он получает от исполнителя чек (может быть кассовый или товарный), в случаях, когда расчет наличными средствами. Если же безналичными средствами, клиент перечисляет денежные средства на основании платежек.
  4. Передача накладной. В процессе отгрузки товара исполнитель должен выдать клиенту накладную и счет-фактуру.
  5. Выдача акта оказания услуг. После того, как услуги исполнителем были оказаны, клиент должен выдать ему акт оказания услуг и счет-фактуру при наличии.

Виды первичных документов

Первичные документы с бухгалтерского учета – это важная составляющая в заключение сделки, которая требует особого внимания и некоторых навыков и знаний в процессе работы с ней. Существует шесть видов (наименований) основных первичных документов бухгалтерского учета – это договор, платежные документы, накладная (товарная), акт об оказании выполняемых работ или оказанных услуг и фактура. Не все эти первичные документы бухгалтерского учета обязательны при заключении сделки. Ниже приведен список первичных документов бухгалтерского учета и их подробное описание.

  • Договор бухгалтерского учета. Договор закрепляет имеющиеся права и появившиеся обязанности производителя (поставщика) и клиента (получателя) сделки. В идеале, требуется, чтобы на каждую сделку был составлен отдельный договор (желательно, письменный). Он может быть на продажу товара или на оказание услуг.

    Можно использовать устную форму договора, ГК РФ это не запрещается, но помните, что только письменный образец может защитить обе стороны от возможных нарушений со стороны исполнителя или получателя. С помощью письменной формы намного легче в суде доказать свою правоту.

    Есть и такие сделки, где договор – это формальность, к примеру, разовый договор купли-продажи на незначительные суммы, чаще всего он вступает в силу уже с того этапа, когда покупатель получает товар, а владелец оплату.

    Договор о купли-продажи можно составить и в письменной форме, но делается это в случаях, когда у сторон появляются какие-то дополнительные требования, которые нужно дополнительно зафиксировать. Составляют его в двух экземплярах, на каждом из которых должна быть обязательно подпись и печать двух стороны (производителя и получателя).

  • Счет-оферта бухгалтерского учета. Он является еще одной формой соглашения между сторонами, в нем указывается стоимость услуг или же работ (цена товара), которые должен оплатить клиент (получатель). Оплачивая данную сумму, клиент тем самым соглашается на выдвинутые условия исполнителя.

    Этот вид документов не имеет определенной формы. Производитель или его организация имеет право разработать свою форму, создать специальные бланки на оплату. Еще счет по необходимости может включать в себя некоторые дополнительные данные, например, некоторые условия (особенности) сделки, конечные сроки по оплате, способы оплаты, поставки и отправки товара (оказания услуг), а также уведомления, например, о предоплате и прочее. В бланке совершенно не обязательна подпись директора фирмы, или главного бухгалтера или какого-либо уполномоченного лица. Печать тоже не обязательна.

    Но опять же таки, для того, чтобы сохранить свои права и в случае каких-либо нарушений, намного легче будет доказать свою правоту, если в бланке будет стоять ваша подпись и печать. Для того, чтобы предъявить какие-либо требования, помимо бланка, нужно иметь другие формы. Сам по себе он не несет большую ценность, он лишь фиксирует цены, которые устанавливает производитель. Покупатель имеет право на возврат перечисленных средств, в случае каких-либо нарушений со стороны производителя.

  • Платежные формы бухгалтерского учета. Они являются подтверждением того, что клиент оплатил выдвинутый счет производителя. Платежных образцов несколько видов: платежное требование, БСО (бланки строгой отчетности), платежное поручение и чеки (кассовые и товарные). Бланки строгой отчетности или чеки применяются при осуществлении расчетов в наличной форме.
  • Бланки первичных документов

  • Товарная накладная бухгалтерского учета. Обычно используется форма ТОРГ – 12. Применяют ее тогда, когда нужно оформить продажу или покупку материальных ценностей (товаров). Подобно договору, товарную накладную нужно оформлять в двух экземплярах.

    Производителю она нужна для того, чтобы зафиксировать свою продажу, а покупателю для того, чтобы оприходовать получение товара. Обязательно, вся информация, которая имеется в товарной накладной, должна соответствовать счету-фактуре, если такой имеется. Лица, которые имеют право на продажу товаров, должны ставить соответствующие подписи в накладной.

    Товарная накладная обязательно должна быть заверена организацией, которая продает товар, и содержать печать. Таким же образом поступают и должностные лица получателя или сам получатель, который обязан расписаться в товарной накладной при получении товара и поставить печать, или вместо печати передать оформленную доверенность.

  • Акт об оказании выполняемых работ (оказания услуг) бухгалтерского учета. Он является двусторонним. Акт подтверждает цену, время (сроки), а также сам факт выполненных работ или оказанных услуг, в соответствии со всеми прописанными условиями в договоре.
  • Счет-фактура бухгалтерского учета. Имеет строгую форму, которую нельзя изменять. Она содержит в себе данные об использованных денежных средствах, в случаях составления счета-фактуры на аванс. Счет-фактура – это важный часть первичных документов, с помощью нее устанавливается «фундамент» для акцептования сумм НДС, которые были поданы к вычету.

    Если фирма является плательщиком НДС, то она обязана составлять счет-фактуру, как один из обязательных документов. К тому же, как такие документы, как счет и договор, счет-фактуру нужно делать в двух копиях. Счет-фактура обязательно должна быть подписана исполнителем (поставщиком) услуг (товаров).

    Первый экземпляр передается клиенту, а второй остается у исполнителя. Выписывается она не позже, чем через пять дней после того, как услуги (работы) были выполнены или товар отгружен.

    Не обязаны выдавать счет-фактуру фирмы и индивидуальные предприниматели, которые используют УСН и ЕНВД, и не являются плательщиками НДС.

В этой статье мы рассмотрели список документов, который считается первичным. Некоторые из этих документов являются обязательными, другие нет. Одни документы несут специальные требования и условия (формы), которые нельзя нарушать, в другие можно вносить изменения. Вышеперечисленные документы являются важной составляющей в ведении бухгалтерского учета. Каждый из этих документов требует индивидуального и внимательного подхода со стороны бухгалтера.

Добавить комментарий

Нуждаетесь в помощи профессионального бухгалтера?
Задать свой вопрос

Календарь бухгалтера

  • П
  • В
  • С
  • Ч
  • П
  • С
  • В
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7
  • 8
  • 9
  • 10
  • 11
  • 12
  • 13
  • 14
  • 15
  • 16
  • 17
  • 18
  • 19
  • 20
  • 21
  • 22
  • 23
  • 24
  • 25
  • 26
  • 27
  • 28
  • 29
  • 30
  • 31
Loading

Онлайн-сервисы

Присоединяйтесь и следите за новостями в социальных сетях