Сроки и порядок проведения инвентаризации основных средств


Обязательная инвентаризацияОбязательная инвентаризация проводится для обеспечения достоверности данных, которые будут использованы при составлении годового отчета. Таким образом, важным является соблюдение сроков её проведения. Обязательная инвентаризация может проводиться организацией только в период с 01.10 по 31.12 того года, за который составляется отчет.

Обязательность проведения организацией инвентаризации имущественного капитала установлена законодательно. Об этом прямо говорится в части 1 и статьи 11 федерального закона № 402-ФЗ  «О бухгалтерском учете». В этой же статье определено, что порядок, сроки и предмет проведения инвентаризационных мероприятий в отношении основных средств, за исключением обязательной инвентаризации, устанавливаются организацией самостоятельно.

Такие инвентаризации проводятся по различным возникающим обстоятельствам, требующим определения реального состояния имущества, в том числе:

  • Выкуп, продажа или передача основных средств в аренду;
  • Юридическое преобразование или ликвидация организации;
  • Передача-приемка дел при смене лиц, на которые возложена материальная ответственность;
  • Поступление сигнала о факте хищения или порчи основных средств, или иных злоупотреблений;
  • Различные ситуации форс-мажорного характера или аварии.

Цели и задачи инвентаризационных мероприятий

Порядок проведения и документального оформления

Целью любой инвентаризации, вне зависимости от причин, по которым назначено её проведение, является установление соответствия фактического состояния и наличия основных средств данным, имеющимся в бухгалтерском учете на момент проведения инвентаризации (часть 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Проведение инвентаризации с целью выявления соответствия состоянию учета на даты, отличные от даты начала инвентаризации, не допускается. Для создания специальной постоянно действующей инвентаризационной комиссии издается приказ по организации. В составе инвентаризационной комиссии должно быть не меньше трех человек, в том числе представитель бухгалтерии, а так же специалисты технических служб.

Если организационная структура компании включает значительное количество подразделений (цехов, несамостоятельных филиалов, производственных подразделений и т. д.) руководителями подразделений могут быть назначены инвентаризационные комиссии подразделений.В этом случае «генеральная» инвентаризационная комиссия обобщает данные, выявленные и предоставленные комиссиями подразделений.

В задачи инвентаризационной комиссии не могут входить некоторые вопросы, вне зависимости от профессиональной компетенции ее членов. Это определение пригодности основного средства к дальнейшей эксплуатации, необходимость и возможность восстановления или ремонта объектов и оформление документации на списания основных средств.

Круг задач, которыми должны заниматься инвентаризационные комиссии, выглядит следующим образом:

  • Подготовка к проведению инвентаризационных мероприятий. Проверка состояния и наличия учетных регистров и документации – инвентарных описей, инвентарных карточек или книг, техпаспортов на объекты учета, документов на основные средства в аренде. В случае отсутствия каких-то документов из вышеперечисленных, принятие мер к их составлению или получению.
  • Собственно проведение инвентаризации. Осмотр основных средств, пообъектное внесение в инвентаризационные описи наименования, назначения, инвентарных номеров и основных показателей.

Проведения инвентаризации начинаются с того, что с материально-ответственного лица берется письменное подтверждение, что все документы, которыми оформлялись поступление и выбытие основных средств, переданы в бухгалтерию, принятые ОС оприходованы, а выбывшие списаны.

Для проведения инвентаризации необходимо обязательное присутствие материально-ответственного лица. Если инвентаризация состоялась в его отсутствие, могут быть признаны недействительными её результаты.

Ответственность за своевременность проведения, а также достоверность и полноту сведений, отраженных в инвентаризационной описи, возлагается на руководителя и главбуха.

Для документального оформления инвентаризации используются:

  • форма № ИНВ 1 инвентаризационная опись. Служит для внесения всех основных данных об осмотренных объектах;
  • форма № ИНВ 18 сличительная ведомость. Заполняется в случае выявления отклонений, то есть недостачи или излишков ОС в сравнении с регистрами бухучета;
  • форма № ИНВ 10 акт инвентаризации ремонтов ОС. Необходим для отражения данных по основным средствам, по которым не закончено проведение ремонтных работ.

Документы комиссия составляет в двух экземплярах и подписывает совместно с материально ответственным лицом. Один экземпляр отдается бухгалтеру по ОС, а второй возвращается материально-ответственному лицу.

Материально-ответственное лицо имеет право визировать инвентаризационную опись, отказываться от подписания описи, либо внести в инвентарную опись свои пояснения, если у него возникли какие-либо разногласия с комиссией.

Результаты инвентаризации. Расхождения с регистрами учета

[goo_mid]
Если инвентаризационной комиссией выявлены объекты, которые не годятся к дальнейшей эксплуатации, она должна составить отдельную опись. В ней указываются основные данные о таком объекте и общее описание причин, по которым этот объект признается негодным.

Впоследствии на основании данных этой описи руководством будет приниматься решение о последующих мероприятиях в отношении такого основного средства.

Если выявляется, что основное средство в результате проведенного восстановления, реконструкции или переоборудования изменило свое назначение, то в инвентаризационную опись запись о нем делается по его новому назначению.

Если же выясняется, что в бухгалтерских регистрах не были учтены проведенные в отношении основных средств работы, носящие капитальный характер, то по совокупности данных о стоимости таких работ определяется размер изменения стоимости основного средства. В инвентарную опись данные о таком объекте вносятся с учетом рассчитанных изменений.

Если обнаруживаются объекты, которые не приняты на учет, или объекты, на которые в бухучете нет полных данных или они указаны неверно, в инвентаризационную опись включают все имеющиеся сведения по ним.

Оприходование выявленных излишков

Так называемые «излишки», то есть основные средства, не числящиеся в регистрах бухгалтерского учета, но фактически имеющиеся в распоряжении предприятия, явление очень редкое. При выявлении излишков основных средств, их оценка производится по правилам, применяемым к переоцениваемым основным средствам, а износ определяется комиссионно по реальному состоянию.Такие сведения оформляются отдельными актами.

На основании актов, составленных во время проведения инвентаризации, в процессе которой выявлены излишки, совершаются бухгалтерские операции по постановке на учет. Бухгалтерские проводки, которыми выявленные неучтенные объекты принимаются к учету, выглядят следующим образом:

операция корреспонденция
Дт Кт
Приняты на учет выявленные ОС 01 91-1
Амортизация прошлых лет 91-2 02
Амортизация за все месяцы текущего года 20,25,26,44 02

Важнейшей задачей при определении и описании выявленного неучтенного имущества является определение реальной даты его поступления. Это нужно для наиболее точного отражения сумм амортизации, начисление которой по объекту также придется восстановить. При этом следует учесть, что рассчитанную за все время эксплуатации до начала текущего года амортизацию относить на обычные статьи затрат нельзя. Отчетность, и бухгалтерская и налоговая, за тот период уже составлена и сдана.

О списании недостающих или похищенных ценностей

О списании недостающих или похищенных  ценностейВ законодательстве существует прямое указание на порядок списания убытка, возникшего в результате выявленной в ходе инвентаризации фактической недостачи основных средств.

Такая недостача может быть списана во внереализационные расходы исключительно в том случае, если не выявлены виновные лица (подпункт. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Отсутствие виновных лиц должно подтверждаться документально соответствующим органом государственной власти (письма Минфина РФ от 03.08.2011 № 03-03-06/1/448, от 20.06.2011 № 03-03-06/1/365, от 08.11.2010 № 03-03-06/1/695). Иными словами, при отсутствии документа установленного законом содержания, принять недостачу в расходы при определении размера базы исчисления налога на прибыль нельзя.

В самом кодексе не говорится, какие документы достаточны для подтверждения отсутствия конкретных виновных лиц. Косвенное указание на это можно взять в УПК, где определено, что по поводу хищений имущества предварительное следствие производится представителями ОВД. При этом, если виновник не может быть установлен, дело о хищении приостанавливается, а потерпевшая сторона извещается об этом в письменной форме (статьи 42,151,158 УПК РФ).

Соответственно, убыток признается на дату, когда следователем вынесено постановление о прекращении производства по делу. Такая же позиция и у Минфина, который считает, что основанием для признания расходов служит копия постановления следователя. В то же время, Конституционный суд в определении КС РФ от 24.09.2012 N 1543-О отметил, что если НК не содержит конкретных указаний о составе таких документов, то налогоплательщики сами вправе определять, на основании каких документов признавать расходы. Позиция Конституционного суда в этом поддерживается и решениями арбитражных судов разных уровней.

Если убыток, возникший в результате недостачи основных средств, невозможно взыскать с конкретных виновных лиц, производятся следующие бухгалтерские проводки:

операция корреспонденция
Дт Кт
Балансовая стоимость утраченного объекта ОС 01-2 01
Отражение амортизации, начисленной по утраченному объекту ОС 02 01-2
Отражение суммы недостачи 94 01-2
91-2 94

Здесь же необходимо отметить, что в случаях, если виновники определены непосредственно во время инвентаризации, рекомендуется формализовать отношения по взысканию недостачи путем составления исков. Иначе, если взыскание было произведено во внутреннем административном порядке, оно может быть опротестовано через суд.

Коментарии посетителей
  1. Мария:

    Большое спасибо за эту статью. Все очень понятно и доходчиво написано, по делу. Работаю не так давно и необходимо было провести инвентаризацию, а я никогда не сталкивалась с этими. Не имела знаний о том, что нужно для документального оформления инвентаризации. Теперь все стало понятно. Спасибо еще раз.

Добавить комментарий

Нуждаетесь в помощи профессионального бухгалтера?
Задать свой вопрос

Календарь бухгалтера

  • П
  • В
  • С
  • Ч
  • П
  • С
  • В
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7
  • 8
  • 9
  • 10
  • 11
  • 12
  • 13
  • 14
  • 15
  • 16
  • 17
  • 18
  • 19
  • 20
  • 21
  • 22
  • 23
  • 24
  • 25
  • 26
  • 27
  • 28
  • 29
  • 30
  • 31
Loading

Онлайн-сервисы

Присоединяйтесь и следите за новостями в социальных сетях