Главная книга в бухгалтерии


Ведение документации в бухгалтерии — строго упорядоченная система операций, в которой не допускается неточностей, разночтений, недооформления. Естественно, что для удобства работы вся эта система должна быть единой, и результатом работы организации в финансовом плане, и бухгалтерии в частности, является главная книга.

Ведение и назначение

Главная книгаГлавная книга — это сводный документ (своеобразный журнал), который заполняется в течение одного календарного года. Не допускается ведение документа более длительное время, например, на протяжении нескольких лет.

Все записи ведутся в строгом хронологическом порядке, начиная с января и заканчивая декабрем отчетного года. Главная книга должна содержать всю информацию по всем имеющимся на предприятии (причем любой формы собственности) синтетическим счетам. То есть главная книга — это отражение всей хозяйственной деятельности организации.

Зачем нужна главная книга для бухгалтера?

Прежде всего для работника бухгалтерии этот документ необходим для перепроверки собственной работы, так как при занесении информации все уже отработанные операции просматриваются еще раз.

То есть все текущие операции в течение одного календарного года тщательно прорабатываются, сведения по ним разносятся в различные контрольные журналы (начальный этап проверки), и далее все те же сведения заносятся и в этот документ (итоговый этап проверки).

Для бухгалтерии значение такого рода журнала переоценить трудно — ведь его ведение является итогом и оценкой профессиональной деятельности работников финансового отдела.

Зачем нужен этот документ для предприятия?

Основным его предназначением служит получение информации для составления сальдового баланса. Он включает в себя сведения по вступительным и исходящим сальдо, а также текущим оборотам по каждому отдельному синтетическому счету.
Естественно, баланс предприятия — это важнейший показатель его производственно-финансовой деятельности, и то, что он проходит несколько этапов проверки является неоценимой помощью при анализе годовой работы.

Выверка информации

Перед тем, как начинать оформление записей, следует выверить первоисточники. То есть сведения в журналах-ордерах должны быть верными. В случае обнаружения в них ошибок допускается внесение исправлений (методом зачеркивания и подписывания верного значения). Только после этого можно приступать к оформлению.

Как уже было отмечено, в этом журнале собирается информация только по синтетическим счетам, то есть по текущим (в отчетном периоде) оборотам средств или имущества информации. Записи оформляются следующим образом. Все кредитный обороты отражаются по каждому отдельному синтетическому счету одной записью. Обороты по дебету отражаются только в корреспонденции с соответствующими кредитуемыми счетами.

После записи посредством итогового суммирования выполняется выверка внесенных сведений. В первую очередь суммируются обороты (их итоги), во вторую — сальдо по всем записям. В итоге должны соблюдаться два равенства: суммы сальдо по кредитам и дебетам, а также суммы оборотов по кредитам и дебетам. Если хотя бы одно равенство не верно, то следует перепроверить всю информацию.

Перепроверку начинают с подсчета кредитных оборотов, оформленных в журналах-ордерах, и если полученная сумма совпадает с тем, чем завершается главная книга, то очевидно, что ошибка допущена в записях дебетов.

В результате щепетильной работы бухгалтерии итоговые цифры документа будут составлять оборотный баланс предприятия.

Даже при отлаженной на предприятии работы автоматизированной бухгалтерской программы ведение такого рода журнала обязательно, так он является сводным итогом, касающимся оформления хозяйственной деятельности организации.

Заполнять журнал можно и программно-вычислительным методом, так как существуют программы, позволяющие путем простого ввода информации получать итог. Причем редактура данных в программе намного проще, чем на бумажном носителе, и имеется возможность «с лету» оценить все необходимые равенства.

Стоит помнить, что основной документ, которым интересуются контролирующие органы во время проведения плановых и внеплановых проверок, это главная книга. Поэтому ее грамотное, четкое и соответствующее действительности ведение оградит руководство организации, главного бухгалтера и собственников от всевозможных проблем.

Коментарии посетителей
  1. Оксана В:

    Существует несколько форм ведения главной книги бухгалтера. Например, форма № 0504072, которая утверждена Минфином РФ, но она, как я понимаю, только для бюджетных организаций. А вот которая в 1С чуть отличается. Какую из них целесообразней использовать, если наша фирма не относится к бюджетной?

  2. Нестерова Т.А.:

    Жаль, что не рассказано, как оформлять эту книгу. Прошивать ее надо? Печать предприятия и подпись на прошивке нужна? И еще, сколько лет хранится этот документ в архиве?

  3. Нестерова Т.А.:

    Отлично, что можно заполнять журнал в электронном виде. Жаль, что он все равно должен быть и в материальном.
    Не рассказано, как оформлять эту книгу. Хотя бы шапку показали. Прошивать ее надо? Печать предприятия и подпись на прошивке нужна? И еще, сколько лет хранится этот документ в архиве?

    • Я:

      если у вас все ведется в программе — распечатываете каждый месяц, после того, как все полностью разнесено, сшиваете (там кнопка есть «на дату» , или период, выбираете допустим с 01.07.2015 по 31.07.2015,), как обычно на сшивке печать, подпись — и в папку, и так в течение всего года, так же выгруженный документ на диске рекомендуется подкладывать в каждый месяц, ведь бывает всякое — может компьютер сломаться в ноябре месяце и как вы будете себя вести? у нас был случай , что украли компьютер в середине года, а база не сохранена ни где была, и пришлось все заново вводить (ос, сотрудников ,контрагентов…) Умереть и не встать просто. Так вот. поэтому — все выгружать ежемесячно и на бумагу и электронно. и хранить.

  4. Антонина:

    Полезная статья. Да и сам сайт хороший источник важной и нужной информации. Автор молодец.

  5. Иван:

    Читал и вспоминал пары в своем ВУЗе. Написано как с методички, так что всем советую пользоваться этими материала и обучаться.

  6. Карась В.Г.:

    Информация конечно полезная, но без практики хорошим специалистов в этой области не стать. Нам такие молодые специалисты так все документы напутали, что пришлось заказывать восстановление бухгалтерского учета в И********п.

Добавить комментарий

Нуждаетесь в помощи профессионального бухгалтера?
Задать свой вопрос

Календарь бухгалтера

  • П
  • В
  • С
  • Ч
  • П
  • С
  • В
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7
  • 8
  • 9
  • 10
  • 11
  • 12
  • 13
  • 14
  • 15
  • 16
  • 17
  • 18
  • 19
  • 20
  • 21
  • 22
  • 23
  • 24
  • 25
  • 26
  • 27
  • 28
  • 29
  • 30
  • 31
Loading

Онлайн-сервисы

Присоединяйтесь и следите за новостями в социальных сетях